Sari la conținut

Efectele aplicațiilor TIC în administrațiile publice

Am avut de făcut un studiu despre un Program Operațional de oriunde, mi-am ales Polonia, mai precis Voievodatul Podkarpackie care se aseamănă foarte mult cu Regiunea Nord-EST de la noi.

Scriu aici în speranța că poate cândva, cineva va citi și va aplica și la noi. Nu am cum să public aici toata analiza, dar voi incerca pe bucăți.

Context

Pandemia Covid-19 este principalul factor care a accelerat nevoia dezvoltării serviciilor publice electronice în toată Uniunea Europeană, chiar dacă tot mai multe state făceau deja pași către digitalizare, aceștia erau în mare parte destinați unei mai bune colectări a taxelor.

Odată cu lockdown-ul din 2020, atât Polonia cât si România s-au confruntat cu adevărate blocaje. Infrastructura efectiv nu a fost pregătită, la fel și personalul instituțiilor.

Polonia a înțeles că nu este deajuns  să ai un site și câteva software-uri, ci că trebuie să consolideze e-serviciile, astfel să devină cât mai ușor de utilizat atât pentru personal cât și pentru populație.

Conform datelor disponibile din 2019, procentul populație care utilizează serviciile electronice ale administrației din Podkarpackie nu este satisfăcător.

Deși s-au remarcat creșteri în ultimele 12 luni a celor care utilizează serviciile publice electronice, de la 22.5% la 31.3%, procentul de creștere este de 8,8% în timp ce media națională este de 13.5%.

Regiunea Podkarpackie cu acest procent de 31,3% a persoanelor care utilizează e-serviciile se află pe ultimul loc și sub media națională de 40,4%, iar lider fiind regiunea Slaskie cu 50,3%.

În figura 1 următoare putem observa poziția Podkarpackie în raport cu media națională și cu celelalte regiuni/voievodate din Polonia la nivelul anului 2019.

Figura 2. Persoane care utilizează serviciile administrației printr-o conexiune de internet în ultimele 12 luni de zile, pe voievodate ale macroregiunii Polonia de Est în 2014-2019.

Probleme de implementare

Peste tot sunt probleme de implementare și în special rezistență la schimbare, dar trebuiesc depășite.

Cele mai mari probleme de implemetare au constat în complexitatea cererii de cofinanțare și a studiului de fezabilitate, având un timp relativ scurt pentru pregătirea documentației și îndeplinirea criteriilor de selecție a proiectelor. Însă, dificultățile s-au regăsit și înfrastructura existentă, cum ar fi sistemele informatice utilizate de către insitituții, unele necompatibile. Rezistența angajaților la informatizare, pregătirea și soluționarea licitațiilor, cooperarea cu furnizorii de echipamente necesare sau modificările legislației.

Astfel de probleme pot fi mai ușor soluționate dacă în partea beneficiarilor, personalul ar fi calificat pentru noile implementări.

Însă, toate aceste bariere sunt normale într-un proces de modernizare și digitalizare iar aceste baze construite acum vor coagula mai ușor noi implementări în zona de digitalizare a administrației.

Au mai fost și probleme mai tehnice. Cum ar fi lipsa fondurilor pentru înlocuirea echipamentelor IT în raport cu noile cerințe, dar și incertitudinea pandemiei Covid-19 care a mărit presiunea bugetară.

Un alt impediment ar fi nepriceperea potențialilor beneficiari, aceștia știau ce doresc dar nu știau sa transpună în proiecte dorința. Această problemă provine din lipsa de specialiști, cei care dețineau competențe TIC sau IT mai avansate nu puteau fi recrutați de către instituțiile publice, din simplul motiv că acestea nu își permiteau susținerea financiară a unor astfel de specialiști.

Tot la piedici în aplicare pentru finanțare au intrat și lipsa fondurilor pentru implementarea proiectelor și birocrația aplicării.

Efectele finanțărilor

Proiectele finanțate au contribuit si vor contribui (mai sunt proiecte nefinalizate) la dezvoltarea în masă a serviciilor publice electronice

În total sunt 1752 de servicii publice lansate sau urmează să se lanseze. Pe lângă acestea s-au finanțat și alte structuri, 131 e-servicii intraadministrative, din care 103 sunt deja lansate.

Un aspect important, Polonia a împărțit fazele acestor lansări de servicii în grade de maturitate iar ținta lor este să ajungă la gradul 3.

Nivelul 3 de maturitate a unui serviciu înseamnă că orice cetățean poate accesa un site web a unei instituții, poate să își facă un cont, poate completa formulare/cereri, poate depune documente, poate solicita documente în format electronic.

Însă, acest Nivel 3 permite livrarea documentațiilor și în formatul clasic, adică fizic. Următorul Nivel, nivelul 4 ar însemna ca serviciile administrației să fie funcționale exclusiv în format electronic.

Însă, acest nivel 4 este foarte greu de atins în proporție 100% de către orice stat, pentru că la acest nivel nu mai este implicată doar calitatea serviciilor administrative și competența personalului ci intervin și competențele TIC a populației.

În urma implementării proiectelor, calitatea serviciilor administrative a crescut, 80% dintre serviciile electronice implementate sunt la Nivelul 4, pentru că permit totul exclusiv online.

Focusul implementărilor e-servicii este cel mai mare categoria geodezie și cartografie, doar aici au fost sau urmează a fi lansate 546 de e-servicii. Următoare categorie taxe și taxe locale, unde găsim un număr de 273 de e-servicii. Iar în categoriile cu cele mai puține e-servicii ce urmează a fi lansate, sunt siguranță publică și justiție, cultură și recreere, investiții și construcții și protecția mediului.

Ținând cont că voievodatul  Podkarpackie este cel mai slab dezvoltat iar Polonia în sine este un stat rupt din fostul bloc URSS, prioritizarea categoriilor de investiții pare logică.

Întâi asiguri o conexiune cu populația și elimini birocrația, apoi încerci să performezi în zona de colectare a taxelor facilitând serviciile, după care poți continua procesul de dezvoltare către cultură și recreere sau mediu.

Prin implementarea proiectelor finanțate a crescut și disponibilitatea e-serviciilor. Municipalitățile care au primit finanțare locuiesc 46% din populația voievodatului Podkarpackie, însă doar 14% din populația de peste 18 ani au folosit serviciile administrative electronice.

În urma chestionarelor, 40% din respondenți au exprimat un interes moderat sau scăzut pentru serviciile electronice, în timp ce 28% au raspuns că au observat o reducere a oamenilor care vizitează ghiseele. Observăm aici un prim impact al implementărilor, reducerea aglomerației la ghișee și instituții.

Aceste procente slabe, așa cum am menționat mai sus, provin din lipsa competențelor TIC a populației, 42% dintre centățenii regiunii nu dețin competențe TIC, astfel nici obiceiul utilizării a astfel de servicii nu este dezvoltat, reieșind și o lipsă de încredere în e-servicii.

Beneficiile care au ieșit cel mai mult în evidență din partea populației, constau în posibilitatea interacționării cu instituțiile administrative fără a se deplasa de acasă (65%), creșterea calității serviciului clienți (53%) și posibilitatea de informare la zi de pe site-urile administrative (50%).

În partea instituțiilor care utilizează astfel de e-servicii, cele mai vizibile beneficii au constat în, creșterea numărului de probleme tratate (55%), creșterea securității electronice (40%) și înlocuirea echipamentelor IT vechi cu echipamente moderne (40%).

Însă, voievodatul Podkarpackie are nevoi mult mai mari.

Aceste proiecte implementate au arătat că pot fi un succes, doar că numărul instituțiilor care au primit finanțare este prea mic.
Cele 1752 de servicii lansate au fost implementate în doar 92 de entități, dintre acestea doar 12 entități medicare și 6 colegii.

Însă, numărul de entități din voievodatul Podkarpackie este de aproximativ 1800, din care 1300 sunt unități sanitare și 18 universități.

Mai mult de 53% din potențialii beneficiari ai acestor proiecte, nu oferă servicii electronice de nivel 3, este explicabil de ce Podkarpackie a reușit o creștere în ultimele 12 luni de doar 8,8% și are un procent de 31,3% a persoanelor care utilizează e-servicii.

Dezvoltarea serviciilor digitale nu vin doar în sprijinul cetățeanului și a administrațiilor.În baza datelor colectate și a nevoilor sesizate în timp, companiile pot crea noi tehnologii și locuri de muncă în sectoarele digitalizate.

Accesarea acestor fonduri sunt în comuniune strategia Europa 2020 și Agenda Digitală pentru Europa. Fondurile Europene au avut cel mai mare rol în dezvoltarea acestor servicii electronice în Polonia și voievodatul Podkarpackie, în special programul POR Pomorskie 2017-2013 care a însemna startul dezvoltării societății informaționale, genul acesta de servicii electronice nu erau prezente până acum în regiune.

O notă iarăși pozitivă este nivelul setat de către potențialii beneficiari, aceștia au ales să lanseze servicii de nivel 3 și 4 de maturitate, aproximativ 80% din totalul de servicii prevăzute în proiecte.

Cele mai multe servicii prinse în proiecte din partea entităților sunt pentru A2C și A2B.

Evaluarea Gradului de Realizare

Datele rapoartelor de evaluare arată că în voievodatul Podkarpackie procentul persoanelor care au folosit în ultimele 12 luni e-serviciile au fost în creștere, atingând 31,3% iar ținta pentru anul 2023 fiind la 35%.

Raportul de evaluare nu indică rescuri în atingerea țintelor, ținând cont de numărul mare a serviciilor deja lansate și a celor în curs de lansare.

Contextul pandemiei Covid-19 este și el favorabil atingerii țintelor prin creșterea necesității serviciilor electronice. Un alt indicator ce întărește atingerea țintelor, este gradul mare de maturitate a serviciilor, 80% fiind la nivelul 3 sau 4.

Complementar vin și dezvoltările naționale a serviciilor e-Administrație, servicii adiționale celor implementate de către instituțiile locale.

Concluzii

Sprijinul finanțărilor din Fondurile Europene s-a dovedit a fi oportun, 91% din entitățile administrative au un nivel 2, adică permit doar descărcarea unor formulare de pe site-urile instituțiilor, în timp ce aceste finanțări au fost preponderent spre nivelurile 3 și 4, unde solicitantul poate îndeplini aproape tot ce este necesar fără a vizita un ghișeu (nivelul 3) iar în multe cazuri să și finalizeze o tranzacție, gen plata unei taxe pentru un anumit document (nivelul 4).

Gradul de disponibilitatea s-a mărit, populația acoperită de aceste servicii este de 981.265, aproximativ 46% din populația voievodatului Podkarpackie.

Strategia de Dezvoltare a Voievodatului Podkarpackie 2030 prevede continuarea sprijinului și accesarea fondurilor POR Pomorskie 2021-2027.

Iar viziunea Europei este să creeze niște sisteme comune și baze de date, astfel, statele uniunii trebuie să atragă și să facă eforturi pentru a duce nivelul de digitalizare cât mai sus și să fie pregătit în mare parte, unei integrări de interoperabilitate.

Potrivit declarațiilor potențialilor beneficiari si a celor actuali, mai este loc mult de dezvoltare. Aceștia au sugerat să se continue în zona de taxe și taxe locale, telemedicină, protecția mediului, investiții în construcții, managementul imobiliar și asistență socială.

Din studiile Delphi reiese că aceste instituții au nevoie de sprijin din partea entităților private cu experiență, cum ar fi companiile care dețin tehnologie și know-how în prelucrarea datelor mari și stocare, companiile big data și cloud computing, cerere ce reflectă dezvoltarea economiei digitale în piața poloneză.

O să sesizați că România se află în acest moment cam în situația Poloniei din urmă cu câțiva ani, însă polonezii au ales să accelereze digitalizarea instituțiilor.

Bibliografie

Ego Lider Ewaluacji (Octombrie 2020) „ Programul Operațional al Voievodatului Podkarpackie pentru 2014-2020”. Disponibil aici.

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.

Acest site folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.